Чек-лист организатора корпоратива

Полный чек-лист по этапам: за месяц, за неделю, накануне, в день мероприятия и после. Что чаще всего забывают.

Мероприятие рассыпается не из-за одной большой ошибки, а из-за десятка мелких, каждая из которых казалась незначительной. Чек-лист собран по реальным корпоративам: что проверить за месяц, за две недели, за неделю, накануне, в день и после.

За месяц до

Этап решений. Всё, что здесь не сделано, дальше делается в спешке.

Определить задачу мероприятия. Одной фразой: познакомить, разрядить, отметить. От неё зависит формат. Если задачи нет — это тоже ответ, и он означает «просто хороший день без сценария».

Оценить команду. Численность, возрастной разброс, физическая подготовка, есть ли конфликты. Формат подбирается под людей, а не наоборот.

Определить бюджетную рамку. На человека и общую. Понять, что в неё входит: только площадка и активность или ещё питание, трансфер, ведущий.

Выбрать дату. Проверить, не пересекается ли с отчётным периодом, отпусками ключевых людей, другими мероприятиями.

Подобрать 2–3 площадки и задать им письменно одинаковый список вопросов. Чек-лист из двадцати вопросов — в материале как выбрать формат тимбилдинга.

Съездить на осмотр, если мероприятие крупное. Час поездки экономит массу неприятных открытий.

Забронировать и внести предоплату. Устная договорённость дату не держит.

Обсудить план Б по погоде и зафиксировать его в договоре — при каких условиях программа меняется, кто решает, в какой срок.

Новогодние даты бронируются с сентября. Подробно — когда планировать новогодний корпоратив.

За две недели

Этап уточнений.

Собрать предварительную численность. Именно предварительную — она изменится.

Согласовать меню. Собрать вегетарианские и другие особые запросы. Уточнить, во сколько подаётся питание.

Определиться с трансфером. Забронировать автобус или составить список тех, кто едет своим ходом.

Запросить счёт и договор. Проверить реквизиты, состав услуг, сроки оплаты, условия отмены.

Согласовать программу и тайминг. Получить от площадки расписание дня с волнами, если они нужны.

Уточнить, до какого срока можно менять численность и как это влияет на стоимость.

Заказать реквизит: призы, бейджи, брендирование, если нужно.

Назначить координатора со стороны компании — человека, который в день мероприятия держит списки и решает вопросы. Для группы от 30 человек это обязательно.

За неделю

Этап коммуникации.

Разослать памятку сотрудникам. Готовый текст — в материале что взять сотрудникам на корпоратив. В ней должно быть:

• время и место сбора, время отправления;
• что надеть, особенно про обувь;
• что взять с собой;
• прямая формулировка про алкоголь;
• что делать тем, кто не поедет на технике;
• просьба сообщить об ограничениях по здоровью — в личном канале;
• просьба сообщить нестандартные размеры экипировки;
• время возвращения.

Собрать ограничения по здоровью. Только в личном канале, с обещанием конфиденциальности. Передать площадке обобщённо: сколько человек не за рулём, кому нужен вездеход.

Собрать размеры экипировки. Особенно нестандартные — комплекты подготовят заранее, это экономит полчаса на площадке.

Подтвердить бронь и финальную численность.

Подтвердить трансфер: время подачи, вместимость, обратный рейс.

Проверить план Б. Что происходит при плохой погоде, кто и когда принимает решение.

Оплатить счёт, если по условиям оплата до мероприятия.

Накануне

Этап сверки.

Финальная перекличка. Кто точно едет. Списки по волнам, если они есть.

Посмотреть прогноз погоды. Связаться с площадкой, если есть риск. Решение о замене формата лучше принять накануне, чем утром в день.

Подтвердить время подачи автобуса с перевозчиком.

Напомнить сотрудникам в общем чате: время сбора, что автобус не ждёт, что надеть.

Подготовить материалы: списки, бейджи, призы, реквизит. Сложить в одно место.

Убедиться, что координатор в курсе всего: тайминга, списков, контактов площадки.

Записать контакты на бумагу: телефон площадки, водителя, координатора. За городом связь может подвести, а телефон — разрядиться.

Зарядить телефон и powerbank.

В день мероприятия

Что организатору держать под рукой.

Список участников — бумажный, не только в телефоне.

Список по волнам, если группа делится.

Список тех, кто не участвует в активности — чтобы никто не остался без программы.

Тайминг дня — распечатанный.

Контакты: площадка, водитель автобуса, координатор, руководитель.

Информация об ограничениях по здоровью — только та, что нужна для организации, в закрытом виде.

Реквизит и призы.

Порядок действий:

1. Приехать на 15 минут раньше сбора.
2. Перекличка за 5 минут до отправления.
3. В автобусе — короткий анонс программы: во сколько что, во сколько отъезд.
4. На площадке — передать списки, согласовать волны.
5. Объявить время сбора на отъезд в начале дня и напомнить за 20 минут.
6. Следить за теми, кто не участвует в активности.
7. Не пить самому до конца организационной части.

После мероприятия

Этап, о котором забывают чаще всего.

Получить закрывающие документы. Акт, УПД, счёт-фактура — в зависимости от формы расчёта. Уточнить срок. Подробно — оплата корпоратива по безналу.

Собрать фото и видео. С площадки, от фотографа, от участников. Сложить в общий доступ.

Отправить обратную связь площадке — что понравилось, что нет. Это влияет на следующий раз.

Собрать обратную связь от команды через 5–7 дней, а не в тот же вечер. Три вопроса: что понравилось, что нет, поехали бы ещё. Подробно — как собрать обратную связь.

Поблагодарить команду в общем канале, приложив фото.

Записать выводы для себя. Что сработало, что нет, сколько реально заняло времени. Через полгода вы этого не вспомните, а мероприятие будет снова.

Закрыть бюджет. Сверить факт с планом, зафиксировать, где вылез перерасход.

Что чаще всего забывают

Пять пунктов, которые всплывают регулярно.

1. Обувь. Самая частая проблема на площадке. Люди приезжают в кроссовках на гладкой подошве или в городских ботинках. Требование — закрытая обувь с фиксацией голеностопа — нужно выделить в памятке отдельно, а не спрятать в списке.

2. Сменная одежда. Особенно носки. После заезда базовый слой влажный, а зимой ехать домой в мокром термобелье неприятно.

3. Те, кто не поедет на технике. Их 15–25% в любой команде. Если не сказать им заранее, что для них предусмотрено, часть просто не поедет.

4. Время на экипировку. Для 25 человек это 25–35 минут летом и до 45 зимой. В расписании обычно заложено 15.

5. Резерв бюджета. 10–15% сверх расчётной суммы уходит всегда: продление бани, дополнительный алкоголь, такси, изменение численности.

Бонусом шестое: объявить время сбора на отъезд. Без этого автобус ждёт троих из бани.

Полный чек-лист

Все пункты выше сведены в один список, пригодный для копирования в ваш документ или таск-трекер. Версии в XLSX и PDF готовятся к публикации.

Структура для переноса:

Как пользоваться: заведите отдельный документ на мероприятие и отмечайте пункты по мере выполнения. Половина проблем возникает не потому, что о них не знали, а потому что забыли в потоке.

Кто за что отвечает

Разграничение, которое стоит проговорить до мероприятия, а не после.

Организатор со стороны компании отвечает за выбор площадки и формата, за бюджет, за сбор численности и ограничений, за доведение правил до сотрудников, за логистику и за документы.

Площадка отвечает за исправность техники, состояние маршрутов, экипировку, инструктаж, квалификацию инструкторов, сопровождение группы и за соблюдение порядка допуска.

Координатор в день мероприятия отвечает за списки, переклички, соблюдение тайминга и за то, чтобы никто не остался вне программы.

Участник отвечает за достоверность сведений о своём здоровье и состоянии, за соблюдение правил инструктажа и за подходящую одежду и обувь.

Что из этого чаще всего провисает: координация в день мероприятия. Организатор, который одновременно ведёт программу и участвует в ней, не делает ни того ни другого. Разделите роли.

Вопросы и ответы

Нужен ли отдельный координатор? До 20 человек можно обойтись без него. От 30 — настоятельно рекомендуем: кто-то должен держать списки волн, делать переклички и решать вопросы, пока остальные отдыхают.

Что если заболел ключевой человек? Поэтому нужен второй человек в курсе: тайминг, контакты, списки должны быть не только в голове организатора. Продублируйте информацию заранее.

За сколько бронировать? Новогодние даты — с сентября. Летние выходные — за 3–4 недели. Будни — за 1–2 недели.

Что если численность изменится? Изменится обязательно. Заранее выясните, до какого срока можно корректировать и как это влияет на стоимость.

Можно ли поручить всё агентству? Для крупных мероприятий с несколькими подрядчиками — да. Для активного корпоратива до 40 человек площадка обычно организует всё сама, и агентство становится лишним звеном.

Что делать, если погода испортилась в день мероприятия? Действовать по плану Б, зафиксированному в договоре. Если его нет — вы узнаете об этом в самый неудобный момент.

Обязательно ли собирать обратную связь? Не обязательно, но это единственный способ сделать следующее мероприятие лучше. Три вопроса и пять минут времени.

Кто отвечает за безопасность на площадке? Организатор площадки — за технику, экипировку, инструктаж и сопровождение. Компания — за доведение правил до сотрудников. Участник — за достоверность сведений о здоровье и состоянии.

Коротко о главном

1. Решения принимаются за месяц: задача, бюджет, площадка, бронь, план Б в договоре.
2. Памятка сотрудникам за неделю закрывает половину проблем дня мероприятия.
3. Чаще всего забывают обувь, сменную одежду, тех, кто не участвует, время на экипировку и резерв бюджета.
4. От 30 человек нужен координатор со стороны компании и бумажные списки по волнам.
5. После мероприятия закройте документы, фото, обратную связь и выводы для себя — иначе через полгода всё повторится с нуля.