Что взять сотрудникам на корпоратив на природе

Готовая памятка, которую HR может разослать команде: что надеть, что взять, во сколько приехать и что будет на месте.

Половина проблем корпоратива на природе решается одним письмом, отправленным за неделю. Ниже — готовый текст, который можно скопировать в рассылку, и объяснение, зачем в нём каждый блок.

Готовая памятка для рассылки

Скопируйте, подставьте свои даты и время, отправьте сотрудникам за 7–10 дней до мероприятия.

Тема: Корпоратив [дата] — важная информация, прочитайте до выезда

Коллеги, [дата] едем на [название площадки]. Программа: заезд на квадроциклах и снегоходах, затем обед, баня и свободное время.

Сбор: [время] у [место]. Автобус отправляется ровно в [время] — опоздание сдвигает программу для всех.

Что надеть: — термобельё или синтетическая футболка и лонгслив (не хлопок — он мокнет и не сохнет); — флисовая кофта; — спортивные брюки, не джинсы; — шерстяные или синтетические носки, один плотный слой; — обувь: закрытая, с фиксацией голеностопа, нескользящая, плотно сидящая. Это единственное, что не выдают на месте. Никаких кроссовок на гладкой подошве, сандалий и обуви на каблуке.

Верхнюю защиту — комбинезон, шлем, перчатки, наколенники — выдают на базе. Свою защиту везти не нужно.

Что взять с собой: — полный сменный комплект нижней одежды, включая носки; — полотенце и тапочки (будет баня и душ); — купальник или плавки; — пакет для грязных вещей; — личные лекарства, если принимаете постоянно.

Важно про алкоголь. К управлению техникой допускаются только полностью трезвые участники — это правило площадки, исключений нет. Инструктор откажет в допуске при любых признаках опьянения, включая запах. Алкоголь будет доступен после возвращения группы с маршрута, примерно с [время]. Пожалуйста, планируйте день с учётом этого.

Если вы не планируете садиться за руль — это нормально и предусмотрено программой. На базе есть вездеход с водителем, багги с местом пассажира, баня, бассейн и зона отдыха. Никто не будет сидеть в стороне.

Ограничения по здоровью. Если у вас есть состояния, при которых активность может быть противопоказана (сердечно-сосудистые заболевания, недавние травмы, проблемы со спиной, беременность, эпилепсия, приём препаратов, влияющих на реакцию) — напишите мне лично до [дата]. Информация нужна только для того, чтобы подобрать вам подходящий формат. Никому больше она не сообщается.

Размер экипировки. Если у вас нестандартный размер одежды или обуви — тоже напишите, комплект подготовят заранее.

Снимите перед выездом: кольца, браслеты, цепочки, серьги-кольца. Длинные волосы соберите в низкий хвост.

Возвращение: около [время], автобус довозит до [место].

Вопросы — мне в личные сообщения.

Что надеть

Расшифровка для тех, кто хочет понимать логику.

Принцип: верхний слой выдаёт база, нижний — ваш. Ошибки в нижнем слое портят весь день.

Лето (+20 и выше): синтетическая футболка или лонгслив, лёгкие спортивные брюки, носки выше щиколотки. Хлопок промокнет от пота за пятнадцать минут.

Межсезонье (+5…+15): тонкое термобельё, флис, спортивные брюки, шерстяные носки. Самый недооценённый сезон — промокнуть при +8 хуже, чем замёрзнуть при −10.

Зима: три слоя — термобельё (синтетика или меринос), флис, сверху комбинезон базы. Шерстяные носки в один плотный слой. Подробно — в материале о том, как одеться зимой.

Обувь — во все сезоны своя и закрытая. Требование не стилистическое: стопа на подножке работает постоянно, и подворот голеностопа — самая частая бытовая травма на площадке.

Чего не надевать: шарфы, вещи с длинными завязками, украшения, юбки, шлёпанцы, наушники.

Полный разбор — в материале о том, что надеть на квадроцикл.

Что взять с собой

Обязательно:

• сменный комплект нижней одежды, включая носки;
• пакет для грязных вещей.

Если есть баня и бассейн:

• полотенце;
• тапочки;
• купальник или плавки;
• шапка для парной, если пользуетесь.

По ситуации:

• личные лекарства;
• солнцезащитный крем летом (обгореть в комбинезоне можно на стоянках);
• гигиеническая помада зимой;
• запасные контактные линзы;
• powerbank.

Что лучше оставить: ювелирные украшения, дорогие часы, всё, что жалко испачкать или потерять на маршруте. Телефон в закрытом кармане или в камере хранения на базе.

Во сколько приехать и как добраться

Тайминг. Сбор назначается за 30–40 минут до начала программы. Это время на пересчёт группы, оформление и выдачу экипировки. Экипировка группы из 25 человек занимает около получаса — это заложено в программу.

Опоздание одного человека сдвигает всю программу. Автобус не ждёт: выезжает по расписанию, опоздавшие добираются сами.

Трансфер против «своим ходом». Организованный автобус решает три вопроса сразу:

1. Все приезжают одновременно — программа не сдвигается.
2. Никто не теряется по дороге.
3. После банкета никто не садится за руль автомобиля.

Если часть сотрудников едет своим ходом — предупредите их, что обратно за рулём, и что алкоголь для них исключён на весь день.

Маршрут для тех, кто едет сам: пришлите точку на карте, а не адрес. Адрес загородной базы навигатор может интерпретировать неточно.

Что будет на месте

Опишите это в письме — люди спрашивают об этом чаще всего.

• Раздевалки. Переодеться до и после заезда. Для больших групп уточните у площадки, хватает ли места одновременно.
• Душ. После маршрута.
• Камера хранения для вещей и ценных предметов.
• Питание. Обед, банкет или барбекю — по вашей программе. Уточните заранее вегетарианские и другие особые запросы.
• Баня и бассейн — если входят в программу.
• Беседка, мангал — зона отдыха.
• Туалеты.
• Wi-Fi и связь — уточните: на загородных базах связь бывает неустойчивой, и это стоит сказать людям заранее.

Про алкоголь

Самый важный организационный пункт, и его нужно сформулировать прямо, а не намёком.

Правило: алкоголь появляется на площадке после возвращения группы с маршрута. Не с утра, не «понемногу для настроения».

Причина не в строгости площадки, а в физике: на бездорожье алкоголь бьёт по оценке рельефа и по самооценке раньше, чем по моторике. Инструктор откажет в допуске при запахе алкоголя, и это решение окончательное.

Если бар открыт с утра, к моменту заезда часть команды окажется недопущенной — и объяснять это придётся вам при коллегах.

Согласуйте время открытия бара не только с площадкой, но и с кейтерингом, если он ваш. Подробнее — в материале про алкоголь и технику.

Про ограничения по здоровью

Деликатная тема, и собрать информацию нужно так, чтобы никого не поставить в неловкое положение.

Что работает:

• Личный канал: «напишите мне в личные сообщения», а не общий опрос в чате.
• Формулировка через цель: «чтобы подобрать вам подходящий формат», а не «чтобы проверить, можно ли вам».
• Явное обещание конфиденциальности.
• Список состояний в письме — человеку проще узнать своё в списке, чем формулировать самому.

Что не работает:

• Общая таблица в корпоративном чате.
• Вопрос в лоб на площадке при группе.
• Умолчание в расчёте, что «сами скажут».

Что делать с полученной информацией: передайте площадке обобщённо — сколько человек не поедет за руль, есть ли участники, которым нужен вездеход, есть ли нестандартные размеры. Диагнозы передавать не нужно.

Что делать тем, кто не поедет на технике

Обязательно напишите это в памятке. Иначе часть команды решит, что мероприятие не для них, и не поедет вообще.

Реальные альтернативы на площадке:

• Вездеход — управляет водитель базы, проходит по тем же местам, вмещает группу. Подходит почти всем.
• Багги пассажиром — за рулём инструктор, ощущения на маршруте практически те же.
• Баня, бассейн, беседка — полноценная часть программы.
• Съёмка — на фототочках кто-то должен снимать группу. Это нормальная роль, а не утешительный приз.

Сформулируйте это как часть программы, а не как запасной вариант.

Скачать шаблон письма

Текст памятки из первого блока предназначен для копирования в рассылку. Версии в DOCX и PDF готовятся к публикации.

Что подставить перед отправкой: дату, время сбора, место, время открытия бара, время возвращения, дедлайн для ответов об ограничениях, ваши контакты.

Коротко о главном

1. Отправьте памятку за 7–10 дней, не за день до выезда.
2. Обувь — единственное, что сотрудник обязан привезти сам: закрытая, с фиксацией голеностопа.
3. Сформулируйте правило про алкоголь прямо: он появляется после маршрута, а не с утра.
4. Соберите ограничения по здоровью в личном канале, через формулировку «чтобы подобрать формат».
5. Опишите, что делать тем, кто не за рулём, — иначе они решат, что мероприятие не для них.