Договор, безнал, закрывающие документы

Работаем с юридическими лицами

Корпоративное мероприятие оформляется договором возмездного оказания услуг. Оплата — безналичным расчётом на расчётный счёт.

Что получает заказчик:

• договор с приложением, где зафиксирован состав услуг;
• счёт на оплату;
• закрывающие документы после проведения мероприятия.

Что нужно от вас для подготовки договора: реквизиты организации, ФИО и должность подписанта, основание полномочий, контакты ответственного лица.

Реквизиты нашей стороны предоставляются вместе с договором.

Договор

Что должно быть в договоре — и что мы туда включаем:

Состав услуг. Не «организация мероприятия», а перечень: количество участников, тип и количество техники, длительность заезда, маршрут, состав экипировки, питание, дополнительные услуги.

Дата, время и место проведения.

Стоимость с разбивкой по позициям и указанием, что входит, а что считается по факту.

Порядок оплаты: размер предоплаты, срок внесения, срок доплаты.

Условия при изменении численности. До какого срока численность можно скорректировать и как это влияет на стоимость. Это ключевой пункт: численность меняется почти всегда.

План Б по погоде. Конкретные условия, при которых программа меняется, кто принимает решение и в какой срок, какие варианты замены предусмотрены, как пересчитывается стоимость. Формулировка «по решению исполнителя» — не план Б.

Условия переноса и отмены с разбивкой по срокам: за месяц, за неделю, за сутки.

Ответственность сторон и порядок допуска участников к технике.

Состав и сроки предоставления закрывающих документов.

Закрывающие документы

Состав зависит от системы налогообложения обеих сторон и согласовывается заранее. Типовой набор:

• акт оказанных услуг — основной закрывающий документ;
• счёт-фактура — если применимо;
• универсальный передаточный документ (УПД) — если стороны работают по УПД вместо связки акт + счёт-фактура.

Срок предоставления фиксируется в договоре. Мы просим согласовать его заранее — бухгалтерии обычно важен не столько состав, сколько дата.

Формат обмена — бумажный или электронный документооборот — тоже уточняется до мероприятия.

Практический совет организатору: спросите у своей бухгалтерии состав и формат документов до подписания договора, а не после мероприятия. Это самая частая причина, по которой закрытие периода срывается.

Порядок оплаты

1. Согласование программы и сметы.
2. Подписание договора.
3. Выставление счёта.
4. Предоплата — размер и срок по договору. Предоплата фиксирует дату.
5. Проведение мероприятия.
6. Доплата по факту, если численность или состав услуг изменились.
7. Закрывающие документы.

Важно про дату: устная договорённость дату не держит. В высокий сезон — новогодние даты, летние выходные — дату получает тот, кто внёс предоплату.

Изменение численности

Численность меняется почти всегда — обычно вверх в последнюю неделю.

Что фиксируется в договоре:

• до какого срока численность корректируется без пересчёта;
• как считается доплата при увеличении;
• что происходит при уменьшении;
• как это влияет на постоянные позиции (аренда, трансфер) и переменные (техника, питание).

Практически: сообщайте финальную численность не позже чем за неделю. Это влияет не только на деньги, но и на подготовку комплектов экипировки и на расчёт волн.

Если платит физическое лицо

Для небольших групп и частных праздников мероприятие может оформляться на физическое лицо. В этом случае закрывающие документы для юрлица не предоставляются — уточняйте формат при бронировании.

Что спросить у нас до подписания

Список, который стоит задать любой площадке:

1. Работаете ли с юрлицами по безналу?
2. Какой состав закрывающих документов и в какой срок?
3. Какой размер предоплаты и когда вносится остаток?
4. Что происходит при изменении численности после подписания?
5. При каких условиях программа меняется по погоде, кто решает и в какой срок?
6. Каковы условия переноса и отмены по срокам?
7. Что входит в стоимость, а что считается по факту?
8. Возможен ли электронный документооборот?

Скорость и содержательность ответа на эти восемь вопросов скажут о площадке больше, чем презентация.

Полный чек-лист из двадцати вопросов — как выбрать формат тимбилдинга.

Ответственность и допуск участников

Разграничение, которое стоит понимать до мероприятия.

Площадка отвечает за исправность техники, состояние маршрутов, экипировку, инструктаж, квалификацию инструкторов и сопровождение группы, а также за соблюдение порядка допуска.

Компания-заказчик отвечает за доведение правил до сотрудников — включая правило о трезвости — и за организацию внутри команды.

Участник отвечает за достоверность сведений о своём здоровье и состоянии и за соблюдение правил инструктажа.

Про алкоголь отдельно: к управлению техникой допускаются только полностью трезвые участники. Отказ в допуске при признаках опьянения — обязанность инструктора, а не его усмотрение. Просьбы руководителя группы это правило не отменяют. Донесите его до сотрудников письменно и заранее — готовая формулировка есть в памятке.

Страхование. Наличие и условия уточняются при бронировании. Отдельно проверьте, покрывает ли ваш корпоративный полис активный отдых: стандартные полисы часто исключают моторные виды.

Как начать

Пришлите реквизиты и вводные по мероприятию — подготовим договор, счёт и смету. Обычно это занимает один-два дня.

Смежные разделы: корпоративам, цены и сметы, как мы работаем.