Корпоратив на природе под ключ

Что входит в формат «под ключ»

«Под ключ» здесь означает, что вы не собираете мероприятие из пяти подрядчиков.

• Активная программа — заезд на технике по маршруту под уровень группы.
• Инструкторы и экипировка на всех участников.
• Сценарий, если нужен формат с заданиями и зачётом.
• Питание — обед, банкет или барбекю.
• Баня и бассейн по программе.
• Тайминг дня — присылаем заранее, с волнами и реалистичными запасами.
• Параллельная программа для тех, кто ждёт свою волну или не едет на технике.
• Документы — договор, счёт, закрывающие.

Что остаётся на вашей стороне: сбор численности, рассылка памятки сотрудникам, сбор ограничений по здоровью и координация внутри команды. Это зона организатора, и её лучше не делегировать.

Программа дня

Типовой день на 20–25 человек, 6–7 часов.

Варианты на 4 и 8 часов — тайминг корпоративного дня.

Ключевое правило: активность всегда до еды. К управлению техникой допускаются только полностью трезвые участники, поэтому бар открывается после возвращения группы.

Форматы активности

Обычный заезд. Группа проходит маршрут с инструктором. Простой, надёжный, подходит любой команде.

Квадро-квест. Команды ищут точки по карте и выполняют задания. Распределение ролей возникает само.

Ориентирование. Акцент на планировании маршрута: точки разной стоимости, ограниченное время, взять все нельзя.

Эстафета. Зачёт по точности, а не по скорости. Низкий порог входа, участвуют все лично.

Командный маршрут. Зачёт по последнему участнику — это меняет поведение группы: сильные перестают уезжать вперёд и начинают помогать.

Разбор сценариев с таймингом и реквизитом — сценарии тимбилдинга на квадроциклах.

Питание

• Кофе-брейк на приезд — чай, кофе, выпечка. Нужен почти всегда.
• Барбекю — мангальная зона, атмосферно, все участвуют. Работает как параллельная программа для ожидающей волны.
• Обед — горячее, комплексное или по меню.
• Банкет — полноценный стол с обслуживанием.

Особые запросы — вегетарианские, безглютеновые и прочие — собирайте заранее и присылайте вместе с численностью.

Трансфер

Организованный автобус решает три проблемы сразу: все приезжают одновременно, никто не теряется, после банкета никто не за рулём.

Своим ходом — дешевле, но приезжают вразнобой, кто-то заблудится, а водители не смогут выпить. Если едут сами — отправьте точку на карте, а не адрес.

Парковка на территории есть, в том числе место для автобуса. О типе транспорта предупредите заранее: автобусу нужна не только стоянка, но и возможность развернуться.

Подробно — трансфер на корпоратив.

Что берём на себя, а что нет

Берём:

• техника, маршруты, инструкторы, экипировка;
• сценарий и его проведение;
• питание и баня на территории;
• тайминг и его соблюдение;
• программа для тех, кто не едет на технике;
• договор и закрывающие документы;
• фото на фототочках маршрута.

Не берём:

• сбор ограничений по здоровью внутри вашей компании;
• рассылку памятки сотрудникам;
• координацию внутри команды в день мероприятия при группе от 30 человек;
• ведущего шоу-программы и профессиональную видеосъёмку — это через партнёров.

Мы предпочитаем сказать об этом на этапе выбора, а не на площадке.

Сколько стоит

Бюджет складывается из площадки, активности, питания, трансфера и дополнительных позиций. Ключевой фактор — численность: постоянные затраты распределяются на участников, поэтому одна и та же программа на 50 человек стоит на человека существенно меньше, чем на 10.

Структура расчёта и три сценария — цены и сметы для компаний и бюджет корпоратива на человека.

Заложите резерв 10–15%. Численность, время и алкоголь почти всегда уходят вверх.

Частые ошибки организаторов

1. Не посчитали трансфер — команда приезжает в разбросе сорока минут.
2. Нет плана Б по погоде — выясняется за три дня до мероприятия.
3. Не собрали ограничения по здоровью — люди узнают о недопуске при коллегах.
4. Перегруженный тайминг — пять блоков вместо одного основного.
5. Алкоголь с утра — часть команды не допущена к технике.
6. Забыли про тех, кто не участвует.
7. Поздняя бронь — в ноябре свободных суббот в декабре уже нет.

Разбор всех десяти с решениями — ошибки при организации корпоратива.

Как начать

Пришлите вводные: численность, дату, задачу мероприятия, формат питания и есть ли участники, которые не поедут за руль. Мы вернёмся с программой, таймингом и сметой — обычно за один-два дня.

Полный порядок работы — как мы работаем.