Мероприятие для клиентов и партнёров

Почему это работает лучше ужина

Деловой ужин предсказуем. Все знают сценарий: тосты, разговоры о бизнесе, обмен визитками. Через месяц не вспоминается ничего.

Совместное действие меняет регистр общения. Люди, которые вместе прошли маршрут, разговаривают иначе, чем люди, которые сидели за одним столом.

Роли выравниваются. В шлеме и комбинезоне все выглядят одинаково — независимо от должности и размера компании.

Есть о чём говорить потом. Общее впечатление становится точкой отсчёта в последующих контактах.

Что при этом важно: формат должен быть комфортным для всех приглашённых. Гость, который не смог участвовать и провёл день в беседке, запомнит это иначе, чем вы планировали.

Специфика мероприятия для внешних гостей

Вы не знаете их ограничений. В отличие от сотрудников, у гостей нельзя заранее собрать сведения о здоровье в личном канале — это неуместно.

Решение: сразу предложите несколько равноценных форматов. Не «поедем на квадроциклах, а кто не может — посидит», а «будут квадроциклы, багги и вездеход, выбирайте».

Логистика сложнее. Гости чаще едут своим ходом, и точку на карте нужно прислать заранее.

Состав разнородный по возрасту и физической форме.

Уровень комфорта важнее интенсивности. Это не тимбилдинг: задача — приятный день, а не преодоление.

Что предлагаем

Заезд на квадроциклах — маршрут «Начинающий», спокойный темп.

Багги — двух- и четырёхместные. Для гостей с водительскими правами порог входа минимальный.

Вездеход — с водителем базы. Доступен буквально всем и решает вопрос с гостями, которые не сядут за руль.

Баня, бассейн, беседка — не дополнение, а полноценная часть программы.

Обед или банкет после активной части.

Чего лучше избегать: соревновательных форматов с зачётом. С клиентами и партнёрами конкуренция создаёт неловкость.

Программа

На 15–25 человек, 6 часов.

Что учесть: гости приезжают не одновременно. Заложите буфер в 20–30 минут на приезд и не начинайте программу строго по часам.

Что подготовить

Точка на карте — не текстовый адрес. Отправьте заранее вместе с описанием подъезда и телефоном координатора.

Приглашение с описанием программы — что будет, во что одеться, что взять. Гости должны знать про обувь: закрытая, с фиксацией голеностопа, на месте не выдаётся.

Списки — для расчёта питания и экипировки. Соберите подтверждения участия.

Ответственный со стороны компании, который встречает гостей и решает вопросы. Обязательно.

Фото — для мероприятия с партнёрами материалы обычно нужны. Профессиональная съёмка организуется отдельно.

Про алкоголь

К управлению техникой допускаются только полностью трезвые участники — правило одинаково для сотрудников и для гостей, и просьбы принимающей стороны его не отменяют.

Практический вывод: бар открывается после возвращения группы с маршрута.

Обязательно предупредите гостей заранее, особенно тех, кто приедет своим ходом: им возвращаться за рулём. Формулировка в приглашении избавляет от неловкого разговора на месте.

Подробно — алкоголь и техника.

Численность

До 15 гостей — одна волна, всё просто.

15–30 — одна-две волны, параллельная программа обязательна.

30+ — волны, координатор, второй автобус при организованном трансфере.

Расчёт — сколько человек можно вывезти.

Документы

Работаем по безналичному расчёту: договор, счёт, закрывающие документы в согласованном составе и срок.

Уточните у бухгалтерии, как оформляется мероприятие с приглашёнными гостями — это влияет на состав услуг в договоре.

Подробно — договор, безнал, закрывающие.

Как начать

Пришлите численность, дату, формат питания и примерный состав гостей — вернёмся с программой, таймингом и сметой.

Смежные разделы: корпоративам, выездное корпоративное мероприятие, цены и сметы.